Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty được phân ra làm 2 trường hợp: Trường hợp 1 là thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cùng quận huyện với trụ sở hiện tại; Trường hợp 2 là thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khác quận huyện, tỉnh thành phố nơi doanh nghiệp đang hoạt động. Trong bài viết này; IP Ngọc Anh sẽ đưa ra các lưu ý mà quý đọc giả cần quan tâm về vấn đề thay đổi trụ sở chính công ty. Mời bạn đọc cùng theo dõi! 

Căn cứ pháp lý

• Luật thương mại năm 2005
• Luật Quản lý ngoại thương năm 2017
• Luật Doanh nghiệp 2020
• Luật Đầu tư 2020
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP
• Thông tư 47/2019/TT – BTC

Nội dung tư vấn

Lưu ý thứ nhất khi thay đổi trụ sở chính công ty 

Điều kiện thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Để thay đổi địa chỉ trụ sở công ty: Doanh nghiệp cần có hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh và địa chỉ mới của doanh nghiệp phải đạt đủ điều kiện hoạt động theo Luật doanh nghiệp.

Lưu ý thứ hai khi thay đổi trụ sở chính công ty 

Lưu ý tiếp theo mà IP Ngọc Anh đưa ra đó chính là những công việc mà công ty cần phải thực hiện sau khi thay đổi địa chỉ, cụ thể như sau: 

Về con dấu công ty

Thường đối với con dấu của công ty sẽ bao gồm tên công ty, mã số thuế và địa chỉ theo cấp quận, huyện trở lên. Vậy nên khi công ty thay đổi địa chỉ cùng quận, huyện với trụ sở cũ thì không cần thực hiện khắc lại con dấu của công ty. Và đồng thời nếu trường hợp công ty thay đổi địa chỉ khác quận huyện thì công ty cần thực hiện khắc và Ban hành quyết định thay đổi mẫu con dấu mới và tự quản lý. 

Treo biển hiệu công ty tại địa chỉ mới

Biển hiệu công ty bắt buộc phải treo tại địa chỉ mới. Khi cơ quan thuế nhận được thông tin có doanh nghiệp mới trên địa bàn thì sẽ tiến hành kiểm tra thực tế xem doanh nghiệp có thực sự hoạt động tại địa chỉ này hay không? Có treo biển công ty hay không? (không kiểm tra trong trụ sở)

Ngoài vấn đề hóa đơn và con dấu, công ty sẽ còn rất nhiều vấn đề cần giải quyết hay thông báo tới các đơn vị liên quan:

• Các công ty thay đổi thông tin địa chỉ công ty khác quận/huyện sẽ cần tiến hành thay đổi cơ quan bảo hiểm y tế, xã hội
• Thay đổi thông tin địa chỉ chủ tài khoản đối với tài khoản ngân hàng doanh nghiệp;
• Ký phụ lục hợp đồng thay đổi địa chỉ với các hợp đồng đã ký kết và đang tiến hành công việc;
• Thay đổi mọi thông tin có liên quan có ghi nhận địa chỉ công ty trên đó;

Thay đổi thông tin chữ ký số

Nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khác tỉnh thì cần phải cập nhật lại thông tin chữ ký số. Nếu chỉ thay đổi khác Quận huyện hoặc trong cùng quận huyện thì vẫn có thể sử dụng chữ ký số cũ như bình thường.

Thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn

Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử, nên sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty doanh nghiệp cần liên hệ nhà cung cấp hóa đơn cho doanh nghiệp để làm thủ tục thay đổi địa chỉ trên hóa đơn và nộp lại tờ khai DK01 để cập nhật thông tin địa chỉ mới trên hóa đơn và báo cho cơ quan thuế được biết. Sau khi được chấp thuận thông báo cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận thay đổi địa chỉ trụ sở qua mail cho doanh nghiệp.

Thay đổi địa chỉ trên phần mềm bảo hiểm xã hội

Khi doanh nghiệp làm chuyển trụ sở công ty; thì cần phải đồng thời tiến hành thay đổi thông tin địa chỉ trụ sở trên phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội.

Đối với các doanh nghiệp chỉ thay đổi trong cùng quận huyện; thì sau khi nhận đăng ký kinh doanh chỉ cần thay đổi sang thông tin mới và nộp thông báo cập nhật lên cơ quan quản hiểm trên phần mềm kê khai BHXH.

Trường hợp đối với doanh nghiệp thay đổi địa chỉ công ty khác quận Huyện; tỉnh thành phố thì bắt buộc khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty doanh nghiệp phải tiến hành các công việc như sau:

• Bước 1: Báo giảm lao động của doanh nghiệp và làm thủ tục chốt sổ cho người lao động. Để có thể báo giảm lao động thành công thì yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán đầy đủ các khoản tiền còn nợ đọng với cơ quan BHXH đến thời điểm được báo giảm và chốt sổ.
• Bước 2: Sau khi báo giảm lao động của doanh nghiệp xong doanh nghiệp cần nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở lên cơ quan BHXH hiện tại để hoàn tất các thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty. Sau thời gian 03-05 ngày nhận được hồ sơ nếu doanh nghiệp đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ cơ quan bảo hiểm xã xác nhận cho doanh nghiệp 1 biên bản chuyển tới cơ quan bảo hiểm xã hội ở quận Huyện mới nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
• Bước 3: Doanh nghiệp nộp hồ sơ xin chuyển mã tại quận, huyện mới sau đó báo tăng lao động như bình thường

Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty trên website của tổng cục hải quan

Đối với các doanh nghiệp trước đó có xúc tiến thương mại xuất nhập khẩu; thì cần phải tiến hành thay đổi cập nhật thông tin doanh nghiệp để các thông tin được chính xác.

Sau khi thay đổi chữ ký số doanh nghiệp đồng thời nhờ nhà cung cấp chữ ký số thay đổi thông tin địa chỉ mới trên tài khoản hải quan của doanh nghiệp.

Thay đổi địa chỉ trên các giấy phép con của doanh nghiệp

Trường hợp công ty kinh doanh ngành nghề có điều kiện; thì sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới thì phải tiến hành thay đổi lại các giấy phép kinh doanh theo thông tin mới. Tùy thuộc cơ quan quản lý và từng loại giấy phép con mà có bộ hồ sơ thay đổi. 

Lưu ý thứ ba khi thay đổi trụ sở chính công ty 

Không thực hiện thông báo thay đổi trụ sở đến cơ quan thuế thì bị xử phạt như thế nào?

Căn cứ tại điểm a khoản 1 Điều 23 Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì mức xử phạt đối với hành vi không điều chỉnh thông tin đến cơ quan thuế khi thay đổi địa chỉ kinh doanh bị xử phạt như thế nào?

“Điều 23. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về phát hành hóa đơn

1. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Nộp thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc khi thay đổi tên quá thời hạn từ 10 ngày đến 20 ngày, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới hoặc bắt đầu sử dụng hóa đơn với tên mới;

[…]

2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

[…]

c) Nộp thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc khi thay đổi tên quá thời hạn từ 21 ngày trở lên, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới hoặc bắt đầu sử dụng hóa đơn với tên mới;

[…]”

Như vậy, khi không thực hiện thông báo thay đổi trụ sở đến cơ quan thuế thì bị xử phạt từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng tùy theo thời gian trễ hạn.

Dịch vụ thành lập doanh nghiệp của IP Ngọc Anh

Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ IP Ngọc Anh với đội ngũ chuyên viên chuyên nghiệp, nhiệt tình, luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng các vấn đề pháp lý liên quan đến doanh nghiệp  như:

• Tư vấn toàn bộ quy trình, thủ tục thành lập công ty cho khách hàng từ A-Z
• Soạn thảo hồ sơ thành lập công ty theo thông tin khách hàng cung cấp;
• Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký và nhận kết quả gửi cho khách hàng;
• Khắc dấu, công bố mẫu dấu, công bố thông tin thành lập doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia;
• Trực tiếp tư vấn và bàn giao kết quả cho khách hàng tại địa chỉ khách hàng yêu cầu
• Khách hàng không phải đi lại dù chỉ 1 lần trong quá trình thành lập doanh nghiệp;
• Khách hàng được sử dụng miễn phí 1 số dịch vụ sau khi thành lập công ty tại IP Ngọc Anh

Trên đây là tư vấn của IP Ngọc Anh về “Lưu ý khi thay đổi trụ sở chính công ty”, nếu quý khách hàng có nhu cầu thành lập doanh nghiệp hãy liên hệ với IP Ngọc Anh để được tư vấn và hướng dẫn chi tiết.

• Email: info@ipngocanh.com
• Hotline:  0862 618 669 hoặc 0865 069 288